Op woensdag 1 juli vond er een Xpeditie Xperience plaats. Een online bijeenkomst waarin deelnemers in anderhalf uur kennismaakten met de methode spiegelbijeenkomst. Via een digitaal rollenspel konden zij ook even oefenen met elkaar.
(Volgende Xperience: 27 augustus, meld je hier aan.)
De deelnemers hebben veel vragen gesteld tijdens de Xperience op 1 juli, waarvan de meeste beantwoord konden worden binnen de beschikbare tijd. Er bleven echter ook een paar vragen liggen. Hierop gaan we in dit artikel kort in.
Vraag: “Wie nodig je uit en hoe doe je dat? Zeker wanneer mensen niet eerder van een spiegelgesprek gehoord hebben.”
Voor een spiegelbijeenkomsten worden twee groepen uitgenodigd: deelnemers en toehoorders. Deelnemers zijn degenen die gebruik maken of hebben gemaakt van de dienstverlening van de organisatie. De toehoorders zijn de professionals die bij de organisatie werken – of soms ook van buiten de organisatie komen. Het uitnodigen (werven) van de deelnemers gebeurt persoonlijk, bijvoorbeeld door zorgprofessionals. De mensen die werven moeten dus goed snappen wat een spiegelbijeenkomst inhoudt. De Xpeditie ondersteunt daar de organisatie in. Het uitnodigen van de toehoorders kan op meerdere manieren plaatsvinden: schriftelijk en/of via een (team)overleg, al naar gelang wat past bij de betreffende organisatie.
Vraag: “Hoe zorg je ervoor dat deelnemers/cliënten bereidwillig zijn om medewerking te verlenen, met het oog op privacy, veiligheidsgevoel en tijd/moeite?”
De deelnemers moeten goede informatie ontvangen over de bijeenkomst: wat is het doel, waarom worden zij uitgenodigd, wie zijn aanwezig, wie is de gespreksleider, hoe zit het met privacy, etc. Vaak vinden deelnemers het belangrijk of leuk om via hun ervaringen een bijdrage te leveren aan de organisatie; dat is hun intrinsieke motivatie om mee te doen. Daarnaast is een attentie voor de deelnemers gebruikelijk en op zijn plaats. Uiteraard komt het ook voor dat sommige cliënten deelname niet zien zitten. Daar hebben zij dan een goede reden voor en dit wordt altijd gerespecteerd.
Vraag: “Hebben jullie ervaring met spiegelbijeenkomsten buiten het sociaal domein (zorgorganisaties, gemeenten)?”
De methode spiegelbijeenkomst wordt al een aantal jaren succesvol toegepast in de rechtspraak. De Xpeditie heeft een aantal jaren geleden een spiegelbijeenkomst georganiseerd bij een bedrijf in de technische sector. Het ging om een spiegelbijeenkomst waarbij management en directie luisterden naar de ervaringen van medewerkers. Over het algemeen kun je stellen dat waar er een zekere afhankelijkheidsrelatie is tussen ‘klant’ en organisatie, een spiegelbijeenkomst een goede methode voor het ophalen van feedback kan zijn.
Vraag: “Onze organisatie houdt zich bezig met ‘Deep Democracy’. Hoe zien jullie de spiegelbijeenkomsten in relatie tot Deep Democracy en wat zijn de voordelen?”
Deep democracy heeft als doel de samenwerking en besluitvorming binnen organisaties te verbeteren, door ook te luisteren naar de mensen die een ander standpunt hebben. De achterliggende gedachte is dat hier betere besluiten uitkomen. Door met een team of organisatie een onderzoekende houding aan te nemen, komen de verschillende perspectieven en botsende meningen op respectvolle wijze naar boven, die anders in de ‘onderstroom’ blijven hangen.
Spiegelbijeenkomsten zijn niet een alternatief voor Deep Democracy, want ze hebben een andere functie en doel. Namelijk: het verkrijgen van live feedback van inwoners/cliënten op basis van hun ervaringen. De methoden kunnen heel goed naast elkaar bestaan. Ze sluiten op elkaar in de zin van: reflecteren, leren en verbeteren, en een onderzoekende en waarderende houding.