De Xpeditie is altijd benieuwd naar ervaringen van oud-deelnemers van de training met het organiseren en begeleiden van spiegelbijeenkomsten in hun organisaties. We delen deze ervaringen graag met de lezers van onze nieuwsbrief. Deze keer delen we een ervaring van Suzanne Aartse. Suzanne heeft in 2019 de training voor gespreksleiders gevolgd en werkte (tot 1 mei) bij Karakter. Deze organisatie biedt onder andere hulp aan kinderen en jongeren die te maken hebben met psychiatrische problemen. Karakter organiseert regelmatig spiegelbijeenkomsten en heeft een poule van zes getrainde gespreksleiders.

De laatste spiegelbijeenkomst vond -vanwege corona- online plaats. De deelnemers waren ouders van kinderen die bij Karakter in behandeling zijn. Er waren twee koppels en twee ‘losse’ ouders. Zij namen deel aan de spiegelbijeenkomst via Teams.

Ongeveer 20 toehoorders luisterden naar de ervaringen van de ouders. Zij hebben hun camera aanstaan, zodat de ouders kunnen zien wie er luisteren. Hun geluid staat uit om storende achtergrondgeluiden te voorkomen. Dit is van tevoren aan de toehoorders en deelnemers gecommuniceerd. Aan de ouders is vooraf gevraagd wat voor hen de voorkeur heeft: de camera’s van de toehoorders aan of juist uit. Alle ouders hebben aangegeven het prettiger te vinden dat toehoorders in beeld zijn.

De ouders is gevraagd om een kwartier voor aanvang alvast in te loggen, zodat eventuele problemen met beeld of geluid nog opgelost konden worden. Nadat de toehoorders ook ‘binnen’ waren vond de opening plaats en kon het gesprek beginnen.

Suzanne vertelde dat zij en haar medegespreksleider vonden dat het online vragen stellen prima verliep. Er was met de deelnemers afgesproken dat het niet nodig was om een handje op te steken als iemand iets wilde zeggen en dat werkte goed.

Het einde van de bijeenkomst vond Suzanne wel wat abrupt. Bij een fysieke bijeenkomst is er na afloop meestal nog even ruimte voor een drankje en ontstaan er vaak gesprekjes tussen de deelnemers en de toehoorders. Ook als gespreksleider is het fijn om iets terug te horen van hoe deelnemers en toehoorders het hebben ervaren. Dat was nu dus niet het geval en dat miste Suzanne.

Bij de nabespreking van de resultaten van de spiegelbijeenkomst met de toehoorders bleek dat zij blij waren met de positieve feedback, maar dat ze graag ook meer hadden gehoord over wat er beter kan. Ook bleek dat de toehoorders enkele vragen die zij vooraf hadden ingebracht, misten tijdens de spiegelbijeenkomst.

Suzanne gaf aan dat het voorgesprek met het team (de toehoorders) via de teamleider had plaatsgevonden. Vanwege corona was een fysiek overleg met het hele team niet mogelijk. Waarschijnlijk is hierdoor de afstemming met het team niet optimaal verlopen. Een leerpunt dus voor een volgende keer: zorg dat je als gespreksleider in elk geval één overleg hebt met het team. Die voorbespreking heb je echt nodig om zaken als de werving en de vragen van het team aan de deelnemers goed met elkaar door te nemen. In dit geval was het bijvoorbeeld goed geweest om te benadrukken dat het belangrijk is om ook ouders met negatieve ervaringen te werven.

Voor Karakter was de spiegelbijeenkomst een waardevolle ervaring: het bleek heel goed mogelijk om deelnemers online te bevragen over hun ervaringen. De verbeterpunten worden uiteraard meegenomen naar een volgende spiegelbijeenkomst!