De Xpeditie kiest ervoor om de (potentiële) deelnemers die zijn geworven door de professionals telefonisch te benaderen. We doen dit om meerdere redenen:
- Het contact geeft je de gelegenheid om te checken of de deelnemers goed hebben begrepen wat een spiegelbijeenkomst is. Vooral het gegeven dat er toehoorders zijn, is van belang. Het is vervelend als een deelnemer daar ter plekke door worden overvallen.
- Het contact stelt je in staat om te onderzoeken of de deelnemer inderdaad relevante ervaringen heeft. Het is pijnlijk om er pas tijdens het gesprek achter te komen dat dit niet het geval is.
- Verder kun je het contact gebruiken om de deelnemer (nogmaals) te informeren over het onderwerp en de tip te geven van tevoren te bedenken wat hij/zij daar in elk geval over kwijt wil. Geef aan dat de spreektijd per deelnemer beperkt is en dat mogelijk dus niet alles ter sprake kan komen. Ook is van belang te benoemen dat de spiegelbijeenkomst bedoeld is voor het team om te leren van ervaringen, niet om eventuele knelpunten in de specifieke situatie van de deelnemer ter plekke op te lossen.
- Tot slot geef je de deelnemer de kans om vragen te stellen.
Nadeel van dit telefonische contact is dat het uiteraard tijd kost. Een tweede nadeel kan zijn dat de voorbereiding door de deelnemers ten koste gaat van de spontaniteit tijdens de spiegelbijeenkomst en dat de feedback daardoor minder authentiek lijkt.
In het algemeen kunnen we stellen dat telefonisch contact vooraf aan te raden is in de volgende situaties:
- Als het gaat om een zwaar of ingewikkeld onderwerp.
- Als je je afvraagt of de ervaringen van de groep deelnemers wel voldoende relevant zijn.
- Als je twijfelt of degenen die de werving doen, goed hebben uitgelegd aan de deelnemers wat een spiegelbijeenkomst is.